Dal caos al controllo, come far crescere la tua azienda senza perdere la bussola

Quando parlo con i miei clienti, principalmente titolari di PMI e microimprese, sento costantemente parlare delle sfide legate all’aumento dei loro clienti.

A volte mi raccontano del timore di perdere il controllo di tutto: consegne, flusso di cassa, gestione delle scadenze, e perfino del monitoraggio dell’intera organizzazione. Ogni giorno, seguendo imprenditori e liberi professionisti, vedo concretizzarsi queste preoccupazioni che, spesso, si manifestano nel momento cruciale in cui l’azienda dovrebbe fare un salto di qualità.

Recentemente ho avuto un incontro con un cliente che chiamerò Marco, titolare di una piccola società di consulenza in ambito informatico. Mi aveva contattato perché si sentiva “bloccato”: la sua azienda stava crescendo, aveva più contratti in arrivo, ma contemporaneamente aumentavano i ritardi nei pagamenti e la gestione dello staff risultava sempre più caotica. L’ansia di non riuscire a gestire tutto lo portava a trascurare proprio quegli strumenti di controllo che gli avrebbero permesso di stare al passo con le nuove richieste.

Dopo i primi colloqui, mi è apparso chiaro che la questione principale non era tanto il numero di clienti, quanto la mancanza di una strategia di controllo di gestione integrata. Spesso, nelle aziende di dimensioni ridotte, si tende a rinunciare a metodologie e procedure formali, ritenendole “troppo burocratiche”. La conseguenza diretta è una specie di “tana libera tutti”, dove ognuno fa tutto un po’ come crede, senza una visione d’insieme sui dati e sul processo.

Con Marco abbiamo iniziato a lavorare sui suoi numeri: fatturato per cliente, costi diretti e indiretti, scadenze fiscali, suddivisione chiara dei compiti all’interno del team. Durante i nostri incontri, ho portato la mia esperienza spiegando che un semplice, ma efficace controllo di gestione deve essere costruito su metriche precise e facilmente monitorabili; non è necessario partire con giganteschi software o procedure lunghe e complesse. Spesso bastano:

1. Un pannello di controllo (anche creato in un foglio di calcolo ben strutturato) in cui inserire dati aggiornati sui costi e sui ricavi.

2. Un sistema di previsione e budget che ti aiuti a pianificare le spese future, valutando possibili “colli di bottiglia” o momenti di calo del flusso di cassa.

3. Un modello di analisi delle performance: non tutti i clienti portano lo stesso livello di redditività, e comprendere quali sono i servizi più richiesti – e i più profittevoli – è fondamentale per prendere decisioni consapevoli.

La svolta per Marco è avvenuta quando ha visto con chiarezza che gran parte del suo lavoro risultava poco profittevole se rapportato al tempo effettivo investito. Alcuni clienti, per esigenze specifiche o minor volume di ore, avevano margini di guadagno più alti rispetto a progetti di consulenza grandi ma molto dispendiosi. Una volta compreso questo, ha potuto negoziare nuovi accordi e pianificare un sistema di pagamento che coincidesse con le varie fasi di avanzamento dei progetti.

Oggi Marco, grazie a www.fattura24.com e le nozioni apprese sul controllo di gestione dispone di un cruscotto di controllo sempre a portata di mano: visualizza l’andamento del fatturato, individua i costi e pianifica i flussi di lavoro. Nei suoi feedback racconta di sentirsi finalmente “al comando”, e non più come un capitano che cerca di governare una nave in tempesta senza bussola.

Questa esperienza mi ha confermato ancora una volta che il controllo di gestione non è un freno: è, al contrario, la leva che consente di far crescere l’azienda in modo sostenibile. Avere un quadro chiaro della redditività di ogni singolo progetto e cliente ti permette di gestire meglio le risorse e pianificare in anticipo, senza arrivare a fine mese con l’acqua alla gola.

È anche per questo che, da fondatore di Fattura24 e autore del libro “Controllo di gestione in 7 giorni”, non mi stanco di sostenere quanto sia fondamentale, per le aziende di qualsiasi dimensione, dotarsi di strumenti di controllo adeguati. Nel mio lavoro quotidiano, ho capito che ogni realtà può farlo, indipendentemente dal settore o dalla complessità: la differenza sta tutto nell’approccio e nella volontà di dedicare (e tutelare) il tempo necessario all’analisi.

Se state leggendo questo blog, vi invito a mettere subito in pratica le basi di un buon controllo di gestione, facendo emergere i numeri che guidano la vostra azienda. Spesso, il cambiamento più grande arriva proprio dal primo passo, da quell’azione semplice ma straordinariamente efficace di guardare, con occhio critico e sistematico, la vostra realtà. È la prima mossa verso la serenità imprenditoriale e il successo a lungo termine.

Alla prossima!
Carlo